Deja de cambiar las cosas de lugar y organízate

“Uno debe de acuerdo con lo que piensa, o terminar pensando de igual manera que ha vivido”. 

Paul Bourget 

Tomate el tiempo necesario para elaborar sistemas que te faciliten aun más la vida, Muchos de mis clientes, tanto empleados de empresas como profesionales, tienen la sensación de que les falta tiempo para organizarse. Están demasiados ocupados. El resultado es que trabajan en medio de un ambiente caótico y demencial, rodeado de montones de papeles. Grave error. No comprenden que duplicarían su productividad si estuvieran bien organizados. Según los informes de los propios trabajadores, en el mundo laboral actual, casi la mitad del tiempo se pierde moviendo papeles de un lado para otro. Una encuesta realizada en catorce empresas de siete ramos distintos revelo que los altos ejecutivos dedican el 46 por ciento de su tiempo a papeleos innecesarios, lo ejecutivos de nivel medio el 45 por ciento, los profesionales el 40 por ciento y el personal administrativo el 51 por ciento. ¡Qué espantosa pérdida de tiempo! Es hora de comenzar a organizarse. Empieza por reservar una hora a la semana estrictamente para organizar, sistematizar o automatizar, y no para hacer el trabajo que tengas entre manos. Podrás pasar esa hora, por ejemplo, enseñándole a tu secretaria como ocuparse de una tarea que hasta ahora siempre has hecho tú, o diseñando una hoja de cálculo en el ordenador que te evite hacer las cuentas manual mente, o domiciliando tus facturas en el banco para no tener quien hacer talones todos los meses. El tiempo que invertirás para organizar el sistema te dará un gran dividendo en tiempo ahorrado en el futuro. Pasa quince minutos archivando papeles, tirando los que no sirven y ordenando tu escritorio. Cuanto, mas te organices, sistematizando o automatizando los procesos, mayor será el tiempo del que dispondrás para destinarlo a la ejecución de proyectos interesantes. Una de mis colegas me enseño un truco. No logro dominar el problema del caos de sus papeles hasta que no elimino las bandejas del escritorio: ¡Un concepto muy radical! Descubrió que si carecía de una bandeja para dejar los papeles, estaba obligada a ocuparse de cada documento o informe en el momento mismo que lo recibía. Utilizaba un método con cuatro opciones llamado TRAD: Tíralo- Resolverlo- Archivarlo (lo que no se podía resolver el mismo día iba a un archivero de documentos pendientes o de ese proyecto en particular) – Delegarlo. Como beneficio adicional, ahora que no tenía que buscar lo que necesitaba entre un montón de papeles, podía encontrarlo en una fracción de segundo. Se impuso la costumbre diaria de poner en orden todo lo que estaba sobre su escritorio. Esta costumbre procuraba la satisfacción de sentir que había logrado resultados concretos cada día. A la mañana siguiente no se sentía agobiada por el montón de documentos que la esperaba sobre su escritorio. Por tiempo medio, los administrativos tienen un trabajo acumulado que suma unas cuarenta horas de papeleo, y por lo general se pasan veinte minutos diarios buscando distintos elementos. Utiliza esos veinte minutos diarios para archivar y organizar, y ganaras diez días completos de trabajo en un año. Dedica una hora al día a organizar tu trabajo. Ye maravillara comprobar la cantidad de tiempo libre que conseguirás. No solo te sentirás más feliz, sino que tendrás el doble de productividad el resto del día o de la semana. Si quieres tener éxito y realizarte plenamente, es vital que destines tiempo para organizarte.